آداب معاشرت تلفنی یک مهارت ضروری است که می‌تواند روابط شخصی و حرفه ای ما را به شدت تحت تاثیر قرار دهد. چه در حال برقراری تماس باشید و چه در حال دریافت تماس، پیروی از دستورالعمل های خاصی برای اطمینان از ارتباط موثر و انتقال حرفه ای اهمیت دارد. در این راهنمای جامع، بر اساس مقالاتی از 29 نکته، شش مرحله برای بهبود آداب معاشرت گوشی شما را بیان خواهیم کرد.

مرحله 1: آماده شدن برای تماس

قبل از برقراری یا دریافت تماس تلفنی، بسیار مهم است که آماده باشید. این شامل داشتن تمام اطلاعات و مواد لازم در دست است. اگر در حال برقراری تماس هستید، مطمئن شوید که اطلاعات تماس فرد و هرگونه اسناد یا یادداشت های مربوطه را آماده دارید. اگر منتظر تماس هستید، با داشتن یک خودکار و کاغذ در نزدیکی خود برای یادداشت برداری آماده باشید.

مرحله 2: خوشامدگویی و معرفی

هنگام پاسخ دادن به تماس، مهم است که به صورت دوستانه و حرفه ای با تماس گیرنده احوالپرسی کنید. با گفتن «سلام» یا «صبح بخیر/بعدازظهر/عصر» و سپس نام خود یا نام سازمانتان شروع کنید. این به ایجاد یک تصور اولیه مثبت کمک می کند و لحن را برای گفتگو تعیین می کند.

مرحله 3: گوش دادن فعال

گوش دادن فعال نقش مهمی در ارتباط موثر تلفنی دارد. به صحبت های طرف مقابل بسیار توجه کنید، از قطع صحبت خودداری کنید و در صورت نیاز سوالات روشن کننده بپرسید. با ارائه نشانه‌های کلامی مانند «می‌فهمم» یا «جالب است» علاقه و مشارکت خود را نشان دهید. این نشان می دهد که شما برای نظرات آنها ارزش قائل هستید و فعالانه در گفتگو شرکت می کنید.

مرحله 4: واضح و مختصر صحبت کنید

هنگام صحبت با تلفن، مهم است که کلمات خود را به وضوح بیان کنید و حجم مناسب را حفظ کنید. با سرعت متوسط، نه خیلی سریع و نه خیلی آهسته صحبت کنید، مطمئن شوید که طرف مقابل شما را به راحتی درک می کند. از استفاده از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی، مگر در موارد ضروری، خودداری کنید، زیرا ممکن است تماس گیرنده را سردرگم کند.

مرحله 5: محترمانه و مؤدبانه باشید

حفظ نگرش محترمانه و مؤدبانه در طول مکالمات تلفنی بسیار مهم است. با تماس گیرنده با مهربانی و صبر رفتار کنید، حتی اگر ناراحت یا ناامید باشد. از قطع صحبت یا صحبت با تماس گیرنده خودداری کنید و همیشه از زبان مودبانه استفاده کنید. به یاد داشته باشید که در صورت لزوم بگویید “لطفا” و “متشکرم".

مرحله 6: بسته شدن مؤثر

با پایان یافتن مکالمه، مهم است که تماس را به طور مؤثر به پایان برسانید. نکات کلیدی مورد بحث را خلاصه کنید و اطمینان حاصل کنید که هر دو طرف در مورد مراحل بعدی یا اقدامات مورد نیاز شفاف هستند. تماس را با یک جمله پایانی مودبانه مانند “از تماس شما متشکرم” یا “روز خوبی داشته باشید” پایان دهید. این تأثیر مثبتی بر جای می گذارد و مکالمه را با یک نکته خوب به پایان می رساند.

با انجام این شش مرحله، می‌توانید آداب تلفن خود را به طور قابل توجهی بهبود بخشید و مهارت های ارتباطی خود را افزایش دهید. رعایت آداب خوب تلفن نه تنها به ایجاد روابط قوی‌تر کمک می‌کند، بلکه بر تصویر شخصی و حرفه‌ای شما نیز تأثیر مثبتی دارد.